Annick Haegel, licenciée en psychologie du travail, professeur à l’Université de Paris Dauphine et manager de l’offre Ressources Humaines et gestion des compétences dans le groupe Cégos, a pour fonction de conseiller les DRH dans la mise en place de projets RH.
Dans sa théorie, l’auteur dénombre 5 étapes dans la réalisation des outils RH.
La première étape consiste à analyser l’existant. Savoir quels sont les outils déjà présents dans l’entreprise. De plus, les outils existants doivent être contrôlés de façon à voir s’ils respectent bien les orientations stratégiques de l’organisation.
La deuxième étape concerne les outils manquants. Avant la création de ceux-ci, il s’agit d’identifier les projets stratégiques, sélectionner les outils que l’on va implémenter selon les projets de l’entreprise et faire valider les choix par la direction.
La troisième étape est la confection des outils RH de façon simple et opérationnelle.
Puis, céder les outils RH aux managers et en faire la publication par les moyens de communication présents dans l’entreprise.
Enfin, il s’agit de faire évoluer les outils en fonction de l’environnement de l’entreprise que ce soit au niveau social, juridique ou économique.
En pratique, la priorité était de rendre compte des outils RH déjà présents dans l’entreprise. L’outil RH déjà présent est le système d’évaluation du personnel en vue d’assurer une polyvalence des compétences entre le personnel présent et absent.
La présence de l’outil était indispensable pour répondre à des règles établies et car l’absentéisme est relativement conséquent. Pour donner un ordre d’idée, entre 3 et 5 personnes étaient absentes chaque jour pour diverses raisons, que ce soit maladie, congé de maternité, renvoi temporaire, congé annuel, etc. Aucune journée ne s’est déroulée sans qu’il n’y ait aucune personne absente.
Quelles sont les priorités de mise en place des outils RH ?
La mise en place d’outils RH n’est pas déterminée par hasard. En effet, des outils ne peuvent être créés que s’il en existe d’autres qui sont déjà en place.
Compte tenu du temps de prestation de stage, les outils prioritaires à établir sont les descriptions de fonction et le système d’évaluation.
Les descriptions de fonction sont la base de la création des outils RH. Cet outil permet de créer un système d’évaluation du personnel. Ainsi, un plan de formation ne peut être mis en place s’il n’existe pas de système d’évaluation permettant de contrôler les compétences des travailleurs. Une politique de rémunération ne peut pas être mise en place s’il n’existe pas de description de fonction permettant de connaitre les compétences que l’on rémunère. Un système d’évaluation ne pourrait être mis en place de façon cohérente s’il n’existe pas de critères à évaluer.
Pour contrer ces défauts, il a fallu mettre en place des descriptions de fonction qui permettrait d’avoir des critères d’évaluation.
La description de fonction est-elle vraiment utile ?(51)
Les descriptions de fonction apparaissent comme la base de tout processus RH dans une entreprise. Cependant, il existe diverses entreprises qui n’utilisent plus ou qui n’ont jamais utilisé cet outil. Les désavantages ou contraintes étant nombreuses :
. Le domaine d’activité imposé par la description de fonction limite les activités du travailleur
. Travail important à réaliser en cas de changement d’organisation
. Pas de nouvelles prises de responsabilité et, par conséquent, pas de développement de compétences.
Ces désavantages incitent les organisations à ne plus utiliser l’outil. Cependant, il existe deux différents types de mauvais comportements issus d’une absence de description de fonction.
1. Le leader invasif : il s’agit de personnes qui vont au-delà du cadre de leurs activités et qui s’imposent dans l’entreprise.
2. Le soumis : Il s’agit des personnes déléguant inconsciemment leurs tâches à d’autres personnes par manque de caractère ou d’objectif ou de motivation professionnels.
Par conséquent, les descriptions de fonction ont toujours une place importante dans la vie des organisations mais leurs structures ont véritablement changé. Elles doivent être adaptables, souples et émaner de l’esprit de l’organisation.
50 HAEGEL, A., La boite à outils des Ressources Humaines, Edition Dunod, Paris, 2012
51 HAEFLIGER, S., Les descriptions de fonction : un outil dépassé ?, dans PME, novembre 1997