Centre national des arts plastiques – CNAP
Les prêts et les dépôts
PRÊTS – Fiche relative aux obligations des emprunteurs
Le CNAP et sa mission de diffusion
Le Centre national des arts plastiques (le CNAP), établissement public administratif, acquiert
et gère pour le compte de l’État les oeuvres et objets d’art inscrits sur les inventaires du fonds
national d’art contemporain dont il a reçu la garde.
Le fonds national d’art contemporain représente, avec ses achats réguliers sur la scène
artistique nationale et internationale, une collection d’importance majeure. Les dernières
acquisitions, ainsi qu’un ensemble d’oeuvres acquises entre 1998 et 2008, sont consultables
sur le site www.cnap.fr, rubrique « Collections ».
Le cadre réglementaire des prêts et dépôts des oeuvres et objets d’art inscrits à l’inventaire
du fonds national d’art contemporain est fixé par le décret n°2000-856 du 29 août 2000.
Lorsqu’une oeuvre est demandée en prêt ou en dépôt, le Bureau du mouvement des
oeuvres et de la régie assure le suivi de ces demandes. Il instruit le dossier, assure le
secrétariat du comité consultatif des prêts et dépôts et organise au plan administratif et
logistique les mouvements des oeuvres.
Le comité des prêts et dépôts (composé des responsables des collections et de l’équipe
de régie) se réunit une fois par mois pour examiner chaque dossier. Le projet
scientifique et les conditions de mise en valeur des oeuvres empruntées, ainsi que les
garanties de sécurité et de conservation prévues pour le transport et sur le lieu de dépôt sont
étudiés, avant que la décision soit prise.
1. Calendrier de la procédure
Toute demande de prêt doit parvenir au CNAP quatre mois avant l’ouverture de l’exposition.
Un courrier de demande de prêt officiel à en-tête de l’établissement demandeur doit être
adressé au Directeur du CNAP, avec copie au chef de Département du fonds national d’art
contemporain. Il présente le projet scientifique de l’exposition, et la liste des oeuvres
demandées doit y être jointe.
Afin que la demande soit traitée dans les délais requis (quatre mois avant l’ouverture de
l’exposition) l’emprunteur peut éventuellement envoyer aux deux gestionnaires de prêts du
bureau du mouvement des oeuvres et de la régie une version scannée du courrier officiel (cf.
15. Contacts).
Le prêt doit faire l’objet d’un avis de la commission des prêts et dépôts, qui se réunit chaque
début de mois (sauf au mois d’août) et qui se prononce sur l’opportunité de la demande.
L’accord de prêt est confirmé par courrier (ou courriel) à l’emprunteur.
Une convention de prêt en 2 exemplaires est adressée à l’emprunteur qui doit les retourner
paraphées et signées dans les meilleurs délais afin que celles-ci soient ensuite signées par
le représentant du ministère de la Culture et de la Communication et le directeur du CNAP.
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Un exemplaire est alors envoyé à l’emprunteur, le second est archivé au CNAP.
La convention doit être signée par chaque partie avant le début de l’exposition
2. Obligations générales de l’emprunteur
L’emprunteur est tenu :
– D’accompagner sa demande de toutes informations relatives à la structure et au projet
(Titre de l’exposition, sous-titre, date de présentation, « facilities report » du lieu d’exposition,
adresse, etc.) Ainsi que les coordonnées du responsable administratif et financier de
l’organisme ;
– D’informer par courrier le CNAP de tout changement du lieu de présentation des oeuvres et
de demander une autorisation spécifique en cas de changement d’adresse ou d’intitulé de
l’organisme emprunteur;
– De restituer les oeuvres au CNAP, à l’issue des dates d’exposition prévues, au plus tard
dans un délai de trois semaines suivant la clôture de l’exposition en France, quatre semaines
pour les oeuvres présentées à l’étranger ;
– D’adresser toute demande de prorogation du prêt au moins un mois avant la fin de
l’exposition (pour être soumise à l’examen du comité des prêts et dépôts.) Cette
prorogation fait l’objet d’une nouvelle convention de prêt.
3. Budget : implications financières d’une mise à disposition des oeuvres
Tout emprunteur doit prendre en charge un certain nombre de frais en fonction des oeuvres
demandées. S’il y a lieu, des devis de protection, de restauration, de copies (multimédias)
sont demandés par l’établissement et adressés à l’emprunteur. À réception des devis,
l’emprunteur envoie les bons de commande aux entreprises avec copie au Bureau des
mouvements des oeuvres et de la régie. Ces bons de commande sont indispensables pour
permettre la mise à disposition des oeuvres.
Pour l’ensemble des oeuvres demandées, l’emprunteur doit prendre en charge :
– tous les matériaux nécessaires à l’emballage ainsi que les caisses quand elles sont
demandées ;
– la réalisation des emballages et des déballages sur le lieu de départ et de restitution des
oeuvres ;
– les transports aller et retour ;
– le coût d’installation des oeuvres entre les réserves du CNAP ou leur lieu de dépôt et le lieu
de l’exposition ;
– la souscription d’une assurance clou à clou couvrant la durée de l’exposition ;
En outre, le CNAP peut demander la prise en charge :
– des frais de fournitures diverses permettant l’activation des oeuvres ;
– les frais relatifs au convoiement par un agent du CNAP ;
– les frais de « contribution en savoir-faire » lorsqu’un agent du CNAP est seul compétent
pour installer les oeuvres ;
– les frais d’un restaurateur agréé pour réaliser des constats d’état.
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Il est donc important de prévoir, dès la demande, un budget dédié à l’opération.
Le CNAP peut apporter son aide pour cette évaluation.
4. Assurance
Sauf exception, l’emprunteur doit souscrire une assurance clou à clou en valeur agréée sans
franchise couvrant les risques de vol, de perte ou de détérioration des oeuvres prêtées pour
un montant déterminé par le CNAP.
Cette assurance doit être à renonciation à recours envers les transporteurs et doit être agréé
par le CNAP.
L’attestation d’assurance des oeuvres pour le transport et la durée du prêt doit
impérativement parvenir au Bureau de la régie et des mouvements des oeuvres AVANT
l’enlèvement des oeuvres.
5. Transport
L’emprunteur s’engage à organiser, sous le contrôle du CNAP, l’emballage, le déballage et le
transport aller et retour des oeuvres, depuis et jusqu’à leur lieu de conservation au moment
de la demande (les réserves du CNAP ou le lieu de dépôt des oeuvres).
Chaque transport doit impérativement être réalisé par au moins deux personnes pour
permettre d’assurer la surveillance du véhicule à chacun de ses arrêts.
L’emprunteur doit transmettre au CNAP le descriptif du véhicule qui sera utilisé pour
transporter les oeuvres. Celui-ci doit être équipé d’un verrouillage des ouvertures.
Dans le cas de transports nécessitant des stationnements intermédiaires, l’emprunteur doit
avertir le CNAP des lieux de mise en sécurité du véhicule.
6. Emballage
En l’absence de caisse de transport préexistante, l’emprunteur doit impérativement prendre
en charge la réalisation et les fournitures d’emballage.
Le CNAP indique à l’emprunteur quel type d’emballage est adapté et nécessaire pour
assurer la conservation des oeuvres pendant leur transport. Dans le cas d’un transport vers
l’étranger ou d’oeuvres particulièrement fragiles, les caisses type « musée » sont
obligatoires.
Dans le cas de transports en France, des cadres de voyages peuvent être demandés pour
les peintures fragiles ou les photographies de grands formats.
Les tamponnages sont autorisés uniquement pour les transports sur de petites distances, et
pour des oeuvres peu fragiles.
7. Convoiement
Le CNAP peut exiger que les oeuvres empruntées fassent l’objet d’un convoiement. Dans ce
cas, l’emprunteur s’engage à payer les frais de voyage aller et retour, l’hôtel et les
indemnités de séjour du convoyeur désigné par le CNAP.
Le séjour du convoyeur peut être prolongé à la charge de l’emprunteur si la durée des
opérations de déballage, de remballage et de constat des oeuvres le nécessite.
8. Conditions d’installation des oeuvres
L’installation des oeuvres doit être effectuée selon les indications fournies par le CNAP : fiche
technique et/ou protocole de montage.
Les locaux ainsi que les installations muséographiques devront être prêts au moment de
l’installation des oeuvres.
Si l’installation des oeuvres nécessite la présence d’une personne compétente du CNAP, des
indemnités de « contribution en savoir-faire » peuvent être demandées en plus des frais de
convoiement.
9. Conditions de sécurité et de conservation
L’emprunteur s’engage à placer les oeuvres dans un lieu offrant toutes les garanties de
sécurité (dégradation, vol, incendie) et de conservation et à appliquer les normes de
conservation requises :
Température (20 °c (+ ou – 1°)),
Hygrométrie (50 % (+ ou – 5 %)),
Éclairage inférieur ou égal à 50 lux pour les oeuvres sur papier, les photographies, et les
tissus.
Ces garanties doivent être mentionnées dans le « facilities report » adressé au CNAP dès la
demande de prêt.
10. Constat d’état des oeuvres
Au départ du CNAP, ou du lieu de dépôt des oeuvres, il est dressé un constat d’état.
L’emprunteur est tenu de faire un constat à l’arrivée des oeuvres du lieu de
l’exposition et au départ du dit lieu d’exposition. Il doit les communiquer au CNAP dès
la fin de l’exposition.
En cas d’exposition itinérante, un constat d’état doit être réalisé à chaque étape (départ et
arrivée).
Lors du retour des oeuvres au CNAP ou sur leur lieu de dépôt, un constat d’état est établi.
11. Sinistre ou disparition
L’emprunteur a l’obligation de signaler la détérioration d’une oeuvre dans les plus brefs
délais au CNAP (Département du fonds national d’art contemporain, Bureau du mouvement
des oeuvres et de la régie). Une déclaration de sinistre doit être établie. En cas de
détérioration d’une oeuvre pendant son transport, un devis de restauration est produit par
une personne désignée par le CNAP. Il est adressé à l’emprunteur qui fait son affaire, avec
son assureur, du paiement de l’intégralité des frais correspondant. En cas de détérioration
d’une oeuvre pendant la durée de son exposition, un devis de restauration est produit par
une personne désignée par le CNAP, ou désignée en accord avec le CNAP et dûment
habilitée. L’emprunteur le transmet à son assureur.
En cas de détérioration constatée au retour d’une oeuvre, un devis de restauration est produit
par une personne désignée par le CNAP et adressé à l’emprunteur qui fait son affaire, avec
son assureur, du paiement de l’intégralité des frais correspondants.
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L’emprunteur a l’obligation de signaler la disparition d’une oeuvre et d’adresser au CNAP
une copie de la déclaration de vol ou de disparition faite auprès des services de police. Le
CNAP est habilité à émettre, dans ce cas, un titre de perception d’un montant équivalent à la
valeur d’assurance déclarée de la pièce.
12. Reproduction des oeuvres et photographies
Le CNAP autorise l’emprunteur à reproduire les oeuvres prêtées dans le cadre strict de la
promotion de l’exposition. Il appartient à l’emprunteur, pour les oeuvres non tombées dans le
domaine public, de procéder aux demandes d’autorisation et au paiement des droits de
propriété littéraire et artistique aux artistes ou à leurs ayants droit.
Le CNAP peut éventuellement remettre à l’emprunteur une reproduction photographique
numérique des oeuvres prêtées. L’emprunteur peut utiliser gratuitement ces images pour
tous supports non commerciaux, qui doivent être accompagnées des mentions
photographiques obligatoires qui lui seront fournies.
Dans le cas d’utilisation des images remises à des fins d’éditions commerciales (catalogue,
cartes postales, posters, etc.), l’emprunteur doit en faire la demande préalable au CNAP
(photo.cnap@culture.gouv.fr). Il s’engage également à s’acquitter du versement des droits
éventuels demandés par les photographes ayant réalisé les images utilisées.
13. Communication et mentions obligatoires
L’emprunteur s’engage à rédiger sur tous supports (documents de communication, notices
pour publications, cartels…) la légende des oeuvres prêtées, comme suit :
Nom de l’artiste
Titre de l’oeuvre
Année
FNAC 00-000
Centre national des arts plastiques (ajouter la mention France, si le prêt est à l’étranger)
L’emprunteur s’engage à mentionner sur l’ensemble de ses outils de communication,
l’organisme prêteur des oeuvres, le Centre national des arts plastiques.
La mention retenue par l’emprunteur doit être validée par le service de la communication du
CNAP
(communication.cnap@culture.gouv.fr).
Dans le cadre d’une exposition qui ne comprend que des oeuvres du CNAP, l’emprunteur
s’engage à ajouter au titre de l’exposition le sous-titre suivant: « OEuvres du Centre national
des arts plastiques », ainsi qu’un texte de présentation du CNAP dans les outils de
communication de l’exposition (dossier de presse, communiqué de presse, site internet,
etc.).Le logo de l’établissement doit alors être présent sur l’ensemble des outils de
communication de l’emprunteur. Une convention de co-production entre le CNAP et
l’emprunteur peut être rédigée afin de préciser les termes de la collaboration.
14. Communication et publications
L’emprunteur s’engage à remettre au CNAP un exemplaire de la revue de presse de
l’exposition ainsi qu’un exemplaire de l’ensemble des outils de communication, au plus tard
un mois après la fin de l’exposition. Il transmet également au CNAP des éléments
statistiques liés à la fréquentation du public.
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L’emprunteur s’engage à remettre au CNAP deux exemplaires de tout catalogue ou autre
document publié à l’occasion de l’exposition ainsi que des images numériques haute
définition de l’exposition où figurent les oeuvres prêtées. L’emprunteur fait son affaire de
l’obtention des droits de reproduction de ces images auprès du photographe.