Nous devons cultiver une nouvelle approche de la formation qui, plus que jamais, doit devenir une véritable fonction partagée tant par les managers que par les collaborateurs.
Je recommande aux responsables de formation de garder en tête mes 10 règles d’or avant d’agir, dont cinq (« ») que j’ai reprises de « Manager la formation aujourd’hui » d’Alain Frédéric Fernandez et de Frank Savann.
Ces dernières vont, en effet, les guider dans leurs choix quotidiens, leur permettre de maintenir une politique d’actions efficientes pour l’entreprise.
. Première règle : « Le budget formation est l’expression de la stratégie de l’entreprise. »
Le budget formation doit valider uniquement les demandes individuelles qui correspondent à un besoin de montée en compétence et en corrélation aux besoins d’optimisation des ressources humaines de l’entreprise dans le cadre de la structure et de sa stratégie.
Comme l’ont si bien exprimé A. F. Fernandez et .F. Savann : « Le plan de formation est la propriété inaliénable de l’employeur, il ne se partage pas, comme ne se partage pas la stratégie, le financement et la responsabilité finale. »(38)
. Deuxième règle : « La formation doit rendre chaque salarié co-acteur de sa montée en compétence. »
C’est à dire, ne pas forcer un salarié qui ne souhaite pas participer à une formation car lorsqu’une personne vient à contrecoeur sa présence est contre-productive, il s’agit donc d’un mauvais investissement. Seules, pour moi, les formations à l’adaptation au poste de travail doivent rester obligatoires car la responsabilité de l’employeur peut être engagée en cas de licenciement pour insuffisance professionnelle, par exemple.
. Troisième règle : « L’entretien professionnel est le lieu d’échange privilégié pour optimiser les actions de formation. »
En effet, au cours de cet entretien, le manager et son salarié parlent de montée en compétence, élaborent ensembles un parcours de situations apprenantes (travail en binôme, atelier d’échange de pratiques, …) Les raisons de cette demande de formation sont exposées, les finalités déterminées à terme et le tout formalisé.
. Quatrième règle : « Le service formation doit transformer sont offre en demande. »
Le principe est simple, comme l’explique, les deux auteurs, « il ne peut avoir de DIF si le salarié n’est pas à l’origine de la demande ». En dehors des formations d’adaptation, le salarié doit disposer d’un formulaire de demande de formation afin de pouvoir demander une formation à son initiative ou préconisée par son responsable.
(Voir annexe n°13 : Un modèle de formulaire de demande individuelle de formation.)
. Cinquième règle : « A chaque action de formation doit correspondre un financement particulier. »
Pour répondre à tous les besoins réels de formation, le budget de l’entreprise ne suffit pas. Par conséquent, le responsable de formation doit s’interroger sur tous les financements possibles (Financement externe, plan de formation, période de professionnalisation, DIF, faire un mix VAE pour obtenir quelques unités du diplôme sélectionné et plan de formation pour les unités manquantes ou CIF à temps partiel en fonction de la demande, par exemple).
Il faut aussi garder en mémoire que de nombreuses réponses à des besoins de montée en compétence passent par des situations apprenantes qui ne sont pas forcément des formations (ateliers d’échange des pratiques, travail en binôme, mise en place de fiches techniques, …)(39)
. Sixième règle : Lors de la création des actions de formation, vérifier les paramètres STAR.
. Septième règle : Traquer les coûts cachés en s’inscrivant dans une démarche continue de réduction des coûts
Le responsable de formation doit oeuvrer pour le développement des compétences uniquement :
– les dispositifs de formation ne doivent donc plus contenir de formations prétextes et inutiles,
– il doit réduire également intelligemment les coûts et surcoûts.
. Huitième règle : Chercher des indicateurs de résultats pour suivre la formation.
Ces indicateurs là constituent de l’information FACTUELLE objective permettant de prendre ou de proposer des décisions de lancement ou encore de prolonger, voire de supprimer ou bien de réorganiser une action, en fonction des résultats attendus et/ou constatés, d’observer et de corriger d’éventuelles dérives en cours d’action et de rendre compte en final des effets produits.
. Neuvième règle : Ne pas se contenter d’évaluer les actions de formations au niveau 1 (l’évaluation de la satisfaction) mais également au niveau 3 (l’évaluation du transfert en situation de travail) ou niveau 4 (l’évaluation des efforts de la formation) et toujours au niveau 5 (mettre le système sous contrôle).
. Dixième et dernière règle : Simplicité et clarté
Comme le résume très bien l’expression suivante « Les solutions les plus simples sont souvent les meilleures ». Toujours rechercher des outils simples, faciles à mettre en oeuvre car plus ils seront compliqués et moins ils seront exploités. Je rajouterai même à la simplicité, outils finalisés, prêts à l’emploi. Les managers sont énormément sollicités, ils se plaignent d’ailleurs souvent de ne pas avoir assez de temps pour réaliser tout ce que l’entreprise leur demande (reportings, entretiens, animations des équipes, etc.). Pour être donc sûr que ces derniers vont bien exploiter les outils et faire remonter les informations dont a besoin le service formation, nous devons nous attacher à leur compréhension de l’intérêt/l’enjeu, que les outils soient accessibles et surtout que cela ne soit pas chronophage.
Mais les procédures ne suffisent plus et peuvent même, si elles sont portées à l’excès, devenir contre-productives. Il faut donc faire confiance aux acteurs de l’entreprise, aux salariés et aux cadres. Cela suppose que nous puissions compter sur leur professionnalisme. Face à des événements inattendus, qui ne peuvent jamais être éliminés, ils devront élaborer des réponses appropriées, prendre des initiatives pertinentes. Ils auront à construire des compétences adéquates.
Selon Jack Welsh(40) de General Electric : « Notre comportement est dicté par un credo fondamental : l’intention et la capacité d’une organisation de continuellement apprendre de toutes sources, et de transformer rapidement cet apprentissage en action, est la source ultime de son avantage concurrentiel ». Jack Welsh nous parle ici de l’organisation apprenante. Peut-être le futur enjeu du responsable de formation ?
38 Source : « Manager la formation aujourd’hui » de d’A. F. Fernandez et F. Savann
39 Voir annexe n°5 : Grille de décision des 39 modalités de formation
40 Ancien président du groupe américain General Electric de 1981 à 2001 et l’un des dirigeants les plus emblématiques aux États-Unis dans la période 1980-2000.
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