Si les PME/PMI arrivent à mettre en place l’outil, tout n’est pas acquis pour autant.
La méthode provoque un véritable changement dans la façon de travailler : elle met l’accent sur la nécessité du partage de l’information et des savoir-faire, elle prend en compte l’entreprise dans son intégralité, elle tend à plus de contrôle.
A– Transparence :
« La méthode ABC/M s’appuie avant tout sur un système de mesure de la performance dont le système d’information de l’entreprise est la pierre angulaire. Les informations ainsi délivrées permettent aux décideurs de l’entreprise d’évaluer le résultat des actions engagées, de mettre en place des actions correctives et de préparer les actions futures. De la pertinence, de la fiabilité et de la rapidité des informations dépendrait donc la justesse des décisions au regard de la situation de l’entreprise. »
La méthode ABC/M repose sur le partage des informations. Dans une PME/PMI cela introduit un nouveau concept inexistant jusqu’à présent.
La méthode ABC/M impose une remontée d’informations qui vont servir à alimenter le système. Elle incite donc à la transparence des informations. Le salarié doit partager un maximum d’informations avec le chef de projet ou avec les autres services. Ceci bien entendu n’est pas toujours évident. Surtout dans une PME/PMI où les services sont très cloisonnés et où les salariés ont l’habitude de travailler chacun de leur côté.
Cette méthode remet en cause les habitudes acquises.
La remontée et la divulgation d’informations vers le chef de projet peut aussi représenter une contrainte. Par exemple, le chef de projet, qui fait vivre le modèle, va demander aux commerciaux combien ils ont fait de devis pendant l’année. Pour lui cet élément est primordial parce qu’il s’en sert pour alimenter le modèle. Les commerciaux sont donc obliger de divulguer ce type d’information. Les commerciaux peuvent aussi devoir justifier leurs temps. Le temps qu’ils passent à faire des devis, à prospecter.
En un mot ABC/M oblige les membres de l’entreprise à dire ce qu’ils font. Cette démarche peut dès lors apparaître comme inquisitoire.
Pour que chaque personne puisse se comprendre ABC/M donne un langage commun.
Les salariés vont donc être forcé d’apprendre un nouveau langage différent de celui du métier. Ils vont être forcé d’abandonner leur langue de métier.
Ainsi, des ouvriers travaillant selon des normes propres à la façon dont ils conçoivent leurs métiers ne comprendront pas forcement l’intérêt d’un tel changement. Le sentiment de compétences particulières et de langage associé tend à disparaître pour laisser place à un nouveau langage qui va falloir s’approprier et maîtriser.
B- Transversalité :
En utilisant la démarche ABC/M, il est possible de concevoir l’entreprise non plus de manière fonctionnelle uniquement mais de façon transversale comme un ensemble de processus qui coupent une organisation à travers ses centres de responsabilités et les niveaux hiérarchiques.
1- Vision de l’entreprise dans son ensemble
La cartographie des processus permet de visualiser l’entreprise dans son ensemble. L’entreprise est dorénavant perçue comme une succession des processus et d’activités dans lesquels interviennent plusieurs services.
C’est une représentation verticale de l’entreprise. C’est une nouveauté pour les PME/PMI qui limitent leur organigramme à une vision horizontale des services.
La représentation de l’entreprise sur laquelle s’appuie ABC/M se veut opposée aux représentations traditionnelles (lignes hiérarchiques) et espère casser les logiques et les représentations des différents acteurs de l’entreprise.
2- Redéfinition des responsabilités
Dans les PME/I, les acteurs de fonctions différentes sont souvent déconnectés les uns des autres. En effet, leurs domaines de responsabilités sont limités aux fonctions attribuées. Ainsi, leur vision de l’entreprise se limite à ce dont ils sont responsables. Ce cloisonnement est propre au modèle taylorien d’organisation des tâches qui permet la spécialisation des hommes et donc une plus grande efficience dans le travail de chacun..
ABC/M décloisonne les responsabilités. Les acteurs de l’entreprise se positionnent sur deux niveaux de responsabilités. Le modèle conserve la responsabilité horizontale et créé des responsabilités verticales. Il y a un responsable par processus et par activités, les autres sont des participants impliqués.
ABC/M crée ainsi des responsabilités à plusieurs niveaux. Cela implique un plus grand engagement de la part des responsables et une plus grande surveillance des acteurs impliqués dans le processus.
3- Liens transversaux
Le regroupement des activités en processus incite à souligner les liens transversaux entre les différentes fonctions au sein d’une PME. A une vision transversale des responsabilités, ABC/M apporte en plus une prise de conscience des interdépendances. Elle incite donc au décloisonnement.
Ce décloisonnement un raisonnement et une communication transversale.
La méthode impose aux salariés de travailler ensemble. La coordination des différentes fonctions est essentielle par exemple pour traiter la commande d’un client.
Les salariés sont amener à ces poser des questions sur les dysfonctionnements actuels et sur les voies de progrès.
Ils doivent se remettre en question afin de travailler le mieux possible avec les autres services. ABC/M provoque implique dons que les services travaillent en étroite collaboration.
C– Outil de contrôle :
1- Evaluation individuelle
Parmi les informations qui servent à alimenter le système ABC/M certaines peuvent être utiles pour contrôler la rentabilité des salariés. Par exemple, le commerciale qui passent la moitié de son temps à prospecter et qui ne ramène pas de chiffre d’affaires peut être alerté sur son manque de résultat. ABC/M permet de se rendre compte plus vite et plus facilement des écarts de performance.
De plus, ABM permet de mettre en place des outils visuels de contrôle comme les tableaux de bord. Ces tableaux peuvent contenir des indicateurs de non qualité comme le taux de perte de clients, le taux de retours livraison…
Les salariés considèrent le tableau de bord comme un espionnage plus que comme une aide.
2- Evaluation globale
Dans les PME/PMI, on assiste à une absence d’évaluation des performances globales. Les actions de chacun sont évaluées par rapport à une fonction. Ainsi, on ne tient pas compte des conséquences des actions de chacun en amont et en aval. Les salariés ont donc tendance à rejeter les responsabilités et les causes de dysfonctionnement sur les autres en cas de difficultés.
ABC/M permet de baser l’évaluation des performances de chacun mais aussi tient également compte des coresponsabilités des personnes occupants différentes fonctions dans la réalisation d’objectifs communs.
ABC/ABM implique donc un véritable changement culturel pour la PME qui la met en place. C’est pourquoi nous avons jugé intéressant d’introduire à ce stade de l’étude quelques conseils pour bien réussir l’implantation d’ABC/M.
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