Le système de veille ne sera efficace que si l’on connait parfaitement, la structure dans laquelle on évolue, afin de pouvoir tenir compte de ses spécificités.
La mise en place d’une cellule de veille nécessite le passage par une phase préalable d’analyse de l’existant : humain et matériel, une analyse des besoins de la population concernée ainsi que leurs attentes, une définition de thématiques concernées par la veille, un recensement des sources d’information intéressantes et une analyse des outils disponibles
L’étape de l’analyse préalable à la mise en place d’une cellule de veille est considérée comme primordiale dans le processus étant donné qu’elle permet d’éviter plusieurs démarches inutiles.