§1. Structures
Sous l’autorité du directeur d’Agence et mandataire, le directeur provincial coordonne les activités de trois sous directions, à savoir :
2.1. Sous-direction des activités techniques
Elle comporte les services ci-après :
• Service du guichet unique au sein duquel il y a le bureau import, le bureau export et le bureau liaison ;
• Service de facilitation et assistance aux chargeurs. C’est là où, nous trouvons le bureau facilitation et le bureau assistance aux chargeurs.
2.2. Sous-direction Administrative et financière
Elle comporte les services ci-après :
• service administratif : bureau administratif, bureau médicaux sociales (Mesoc) et bureau protocole et accueil ;
• service financier contenant le bureau trésorerie, le bureau comptabilité/ budget et le bureau recouvrement.
2.2. Sous-direction d’exploitation port de Boma
Elle comporte les services ci-après :
• service en staff ;
• service contrôle de gestion ;
• service informatique avec comme deux bureaux : programmation et maintenance ;
• service férie.
Un informaticien est affecté à la direction provinciale pour veiller au bon fonctionnement et à la bonne gestion des systèmes informatique et de l’équipement bureautique.
Les structures hautes énumérées sont présentées dans l’organigramme généalogique ci-après :
Source : Direction Provinciale Ogefrêm/Matadi année 2013
§2. Fonctionnement
Compte tenu des difficultés que nous avons rencontrées sur terrain par le fait que certains chefs des sous-directions n’ont pas voulu nous informer des compétences de leurs services et bureaux, nous n’allons présenter que le fonctionnement de quelques services et bureaux. Malgré cela, l’organigramme renseigne sur les détails.
2.1. Sous-direction des activités techniques
– Service du guichet unique Port de Matadi
Ce service est chargé de :
• Réceptionner et saisir les manifestes et d’autres documents de transfert maritime transmis par les armateurs ou par les agents maritimes ;
• Emettre et valider les documents de l’OGEFREM de chargement ;
• Assurer le transfert des données vers le siège et vers le réseau central du guichet unique ;
• Elaborer le rapport mensuel de déchargement et chargement ;
• Etablir le planning central et l’horaire des navires attendus ;
• Contribuer à la mise en place de la banque des données.
Le service du guichet unique de port de Matadi est placé sous l’autorité d’un chef de service et comprend trois bureaux :
• le bureau trafics africains : Ce bureau est chargé de la gestion des navires en provenance de la côte Afrique de l’Ouest et du centre ainsi que de l’Afrique du sud et australe ;
• le bureau trafic Nord Continent (Norco) : Ce bureau est chargé de la gestion des navires en provenance de l’union européenne ;
• le bureau autres trafics : Ce bureau est chargé de la gestion des autres trafics, du trafic de tramping et fret à l’exportation.
– Service assistance aux chargeurs
Ce service est chargé de :
• Recenser, analyser et tenir à jour les coûts, procédures, formalités, documents et réglementations en vigueur en vue de leur implication ou harmonisation ;
• Identifier les chargeurs et les associations ;
• Apporter une assistance directe aux chargeurs, à titre individuel ou collectif auprès des administrations et opérations de la chaîne des transports en vue de dénouement des problèmes qu’ils peuvent rencontrer ;
• Suivre et analyser les performances des chaînes des transports en vue d’en développer les infrastructures, de proposer les voies et moyens de l’amélioration de transbordement, de stockage, d’expédition,… ;
• Contrôler la mise en place de la banque des données.
Le service assistance aux chargeurs est placé sous l’autorité d’un chef de service et comprend deux bureaux :
• le bureau assistance aux chargeurs est chargé de :
– Identifier et recenser les chargeurs et associations de chargeurs ;
– Assurer la promotion de l’image de marque de l’office et les relations avec les médias ;
– Apporter une assistance directe aux chargeurs à titre individuel ou collectif auprès des administrations et opérations du secteur du commerce extérieur en vue du dénouement des problèmes ;
– Assurer de manière permanente une information adéquate aux chargeurs.
• Le bureau facilités administratives, juridiques et portuaires est chargé de :
– Saisir et traiter toutes les opérations comptables de la direction provinciale Ouest ;
– Produire les comptes, états de système, tableaux et documents nécessaires à la gestion financière de la direction provinciale ;
– Procéder à la vérification des imputations des pièces comptables et aux corrections éventuelles ;
– Elaborer et exécuter les budgets de la direction provinciale, assurer le recouvrement de l’ensemble des recettes prévues conformément aux instructions en la matière ;
– Animer et contrôler les postes de perception, analyser leurs performances et proposer des orientations et les stratégies en vue d’améliorer leur productivité et leur efficacité ;
– Procéder à la conciliation des relevés Direction Générale des Douanes & Accises (DGDA) et les paiements effectifs ;
– Emettre les RQ (Reçu Quittance) ;
– Procéder aux opérations financières par la caisse et par les banques ;
– Veiller à la bonne administration du personnel et du patrimoine de la direction provinciale ;
– Gérer les biens meubles et immeubles de la direction provinciale et en assurer la maintenance ;
– Veiller à la bonne discipline, au maintien de l’ordre et l’application des textes réglementaires.
2.2. Sous-direction administrative et financière
– Le service financier
Ce service est placé sous l’autorité d’un chef de service et comprend trois bureaux, à savoir :
• Le bureau comptabilité qui est chargé de :
– collecter, traiter et enregistrer toutes les données comptables relatives aux activités de la direction provinciale ;
– produire les états comptables de synthèse y afférents ;
– établir le tableau de bord périodique, suivi de leur exécution et analyser les écarts ;
– établir la situation journalière de la trésorerie ;
– procéder aux opérations d’encaissement et effectuer les paiements suivant les procédures en vigueur ;
– tenir le livre de caisse et le livre de banque ;
– établir les chèques, les ordres de paiement et les remises en banque ;
– préparer les opérations de transfert et suivre leur exécution.
• Le bureau perception est chargé de :
– assurer le recouvrement régulier des fonds auprès
– de la DGDA, des Entrepôts publics concédés (EPC) et autres débiteurs de la province du Bas Congo ;
– Recouvrer la commission de 0,59% et la TVA y relatives constatées par la DGDA auprès de chargeur en perception directe ;
– Etablir les prévisions et les statistiques mensuelles, trimestrielles et annuelles ;
– Recouvrer toute somme due à l’office par divers débiteurs ;
– Harmoniser, navire par navire les documents maritimes, et/ou retrouver les reçus quittance (RQ) correspondant et analyser les écarts ;
– Confronter les montants des attestations et des chèques avec les crédits en banque afin d’en réclamer les paiements non encore effectués en faveur de l’office ;
– Examiner le niveau d’exécution du travail accompli par la DGDA, les banques et les autres mandataires conformément aux accords conclus avec l’Ogefrêm ;
– Suivre l’apurement des notes des débits et des notes de crédits.
– Le service administratif est chargé de :
• Tenir et mettre à jour, les dossiers du personnel (congé, engagement, promotion, mutation, transfert, sanction, composition familiale) ;
• Contrôler les listes de paie et assurer le paiement des rémunérations ;
• Identifier les besoins de la direction provinciale en matière de formation ;
• Gérer les questions relatives à la sécurité, à l’hygiène du travail et à la prévoyance sociale ;
• Gérer le patrimoine mobilier et immobilier ;
• Assurer les transmissions par phonie, télex, téléphone et courrier ;
• Organiser le travail de corps de métier, veiller au respect des droits et obligations des travailleurs ;
• Assurer la bonne application des conversations médicale et pharmaceutique ;
• Gérer et veiller à la maintenance et à l’entretien des biens meubles et immeubles.
2.3. Sous-direction d’exploitation port de Boma
Cette sous-direction gère les services en staff, en contrôle de gestion, informatique et férie.
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