La formation s’adresse à tous les salariés de l’entreprise sans exception. Chacun à leur niveau doivent obtenir de la part de leur service formation suffisamment d’informations pour qu’ils puissent comprendre les orientations du plan et également prendre en main les possibilités qui s’offrent à eux afin de répondre à leurs préoccupations.
La communication sera différente en fonction de l’interlocuteur, d’où différents plan de communication à prévoir.
3.1 Plan de communication en direction des salariés
Il s’agit de concevoir une communication régulière qui va permettre aux salariés de prendre connaissance et de s’approprier les dispositifs de formation qui peuvent répondre à leurs attentes (souhaits d’évolution, de reconversion, de professionnalisation).
De donner également des informations sur le contexte de l’entreprise, du secteur d’activité dont dépend le salarié (évolutions prévisibles des emplois et des compétences) d’autant plus, lorsque les branches professionnelles ont définies des actions prioritaires et avec des prises en charges spécifiques, plus favorables pour certains publics.
Bien évidemment, les dispositifs tels que la VAE, DIF, bilan de compétences, … doivent être abordés mais l’objectif est de permettre aux salariés de :
. Prendre en compte les actions prioritaires définies par la branche et leur entreprise lors de la définition de leur plan de développement individuel dans une démarche de coresponsabilité et de co-investissement.
. S’approprier des mesures qui vont dans certains cas déborder sur leur temps de repos (congés payés, RTT, après leur horaire de travail)
Concrètement cette communication peut prendre plusieurs formes et dépendra des moyens dont dispose l’entreprise : documents affichés, plaquettes diffusées dans les services, numéro spécial d’un journal, page intranet, …
Exemple de plan de communication type à destination des salariés (annexe n°7)
3.2 Plan de communication /Relation avec les managers
Comme nous l’avons vu dans la première partie (page 17, Cf. 2.4.3 Les managers), les managers de proximité jouent un rôle essentiel : dans l’information, l’élaboration des projets professionnels (lors de l’entretien professionnel), l’accompagnement et la formation des salariés.
Il est donc primordial que le responsable de formation renforce ses liens avec les managers, qu’ils deviennent de réels partenaires de travail.
PARTENAIRE, car tous deux ont le même objectif : que les salariés réalisent les objectifs prévus par l’entreprise.
Le responsable formation devra donc communiquer sur :
. les évolutions prévisibles des emplois de leur secteur et sur les nouvelles compétences à acquérir ;
. chaque année, rappeler les dispositifs de formation (l’entretien professionnel, le bilan de compétences, DIF, VAE, …) et les procédures à effectuer pour les salariés désirant mettre en oeuvre l’un de ces dispositifs ;
. le plan de formation. C’est l’occasion, de plus, pour les managers de réunir leur équipe et de lui faire part des priorités retenues pour l’année en cours et d’également rappeler ses attentes et objectifs. Cette communication auprès des salariés montre l’implication du manager dans le projet de formation, elle renforce l’image du service formation, de son utilité pour l’entreprise.
. les réponses faites aux demandes de formation formulées au sein de leur service : aussi bien celles acceptées que reportées ou refusées, afin qu’il puisse expliquer aux membres de son équipe concernés, les raisons des décisions prises.
Des réunions d’information mais également des actions de formation (à la conduite des entretiens professionnels, à l’élaboration et la mise en oeuvre d’action de formation et à la fonction tutorale) doivent être prévues à leur attention, ainsi qu’un « mémento sur la gestion de la professionnalisation par le manager ».
Le manager de proximité est un précieux collaborateur pour le responsable formation car il détient une connaissance terrain et une expertise métier qui lui sont très utiles, c’est pourquoi une relation privilégiée doit être établie, elle va permettre de mieux appréhender les besoins des opérationnels.
Je conseillerai donc également d’associer les managers à la réflexion sur les évolutions prévisibles des emplois, en leur communiquant les informations obtenues auprès des observatoires des métiers.
Annexe n°8, Exemple de Plan de communication en direction du management
3.3 Rôle du responsable formation auprès des IRP
Les dépenses concernant la formation professionnelle continue ne sont pas des dépenses comme les autres de part leur sensibilité sociale. L’optimisation du budget formation doit prendre en considération l’incidence sur le climat social que peut avoir une baisse ou une réorientation du budget formation surtout dans les secteurs d’activité fortement syndicalisés. Au-delà des obligations légales, les échanges avec eux et les plans de communication doivent être préparés : il faut leur vendre les décisions prises.
Avant de clore cette partie, je souhaitais souligner que les notions de besoins et envie doivent être réunies. L’efficacité de la coopération entre le responsable formation et tous les acteurs ne s’obtiendra que parce que les acteurs fonctionnels et hiérarchiques auront sensibilisé les salariés aux évolutions des métiers et du contexte comme nous l’avons vu précédemment, mais ils doivent aussi les encourager à développer leurs compétences, leur donner l’envie de se former. Car l’implication du stagiaire est fondamentale.
Il s’agit en fait pour l’entreprise de mettre en situation d’apprenant le stagiaire. Il est faux de penser que les intervenants, aussi doués soient-ils, soient là pour apprendre aux stagiaires. Seuls les stagiaires apprennent !
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