Section1 : Présentation générale :
Paragrahe1 : Historique, missions but, Objectifs et fiche signalétique :
A- Historique, missions, but et objectifs de l’ONG :
1- Historique :
Depuis le premier sommet de la terre à Rio de Janeiro (Brésil) en 1992, des hommes et des femmes se sont énergétiquement dépensés pour la mise en oeuvre des différentes conventions. En ce qui concerne le BENIN, plusieurs actions parmi lesquelles figure la création de l’Agence Béninoise pour l’Environnement en 1995 ont contribué à élever la conscience environnementale des populations. Ces différentes actions ont pour intérêt d’assurer le développement durable dont les Objectifs poursuivis sont : le maintien de l’intégrité écologique du territoire, l’amélioration de l’efficacité économique et l’amélioration de l’équité sociale. De manière empirique la notion de développement durable est celle qui nous renvoie vers un développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs(2). Explicitement, ce concept insiste sur le fait que :
– L’adjectif durable insiste sur la notion de temps c’est-à-dire : pour une amélioration sur le long terme du bien-être de tous.
– Le développement est un processus conduisant à l’amélioration du bien-être des humains. Ainsi, l’activité économique et le bien-être matériel demeurent essentiels mais la santé, l’éducation, la préservation de l’environnement, l’intégrité culturelle par exemple le sont tout autant.
En Afrique tout comme au BENIN en particulier, la notion de développement durable ne fait pas toujours l’unanimité et demeure inconnue des plus concernées que sont les populations rurales. Les jeunes, grands oubliés de ces conventions ont nécessairement un rôle de premier plan à jouer dans le processus de développement durable d’autant plus qu’ils seront à court ou long terme bénéficiaires ou victimes. C’est dans ce souci d’informer et de faire agir pour mieux être que des jeunes bénévoles se sont regroupées dans une association dénommée Jeunes Volontaires pour l’Environnement(JVE) qui est une association à but non lucratif basée essentiellement sur le volontariat.
Venant du mot latin « voluntas » qui signifie volonté, le volontariat désigne le statut juridique par lequel des personnes physiques s’engagent sans contrainte dans un travail, dans l’intérêt collectif, le plus souvent à vocation humanitaire, sociale, sportive, culturelle…
L’historique de JVE remonte à 1990 au TOGO dans un petit village du nom de KPELE TSIKO(3). Elle fut l’oeuvre des élèves qui se souciaient de la dégradation progressive de la forêt d’Assimé avec pour objectif : la protection et la conservation de cette aire naturelle. Au début des années 2000, JVE TOGO sous la forme d’Organisation Non Gouvernementale a vu le jour en sa reconnaissance officielle du 21 Novembre 2001. Dès 2003, la nécessité d’étendre le réseau vers d’autres pays du monde s’est fait ressentir et a entrainé la création des antennes nationales JVE en Afrique et en Europe.
En 2004, le réseau JVE a pris naissance au BENIN et plus précisément à l’EPAC (Ecole polytechnique d’Abomey Calavi) avec des jeunes étudiants conscients de la protection de l’Environnement. Après cinq ans de défaillance suite aux problèmes de financement, JVE BENIN est revenu en force en 2009 suite l’élection historique de l’Assemblée Générale présidée par Monsieur Laurent HOUETO. A la fin de l’année 2009, une nouvelle Direction Exécutive est mise en place et les actions de ses nouveaux dirigeants ont permis d’obtenir dès le 17 Mars 2010 une reconnaissance officielle puis l’installation d’un siège officiel sis au quartier Bar Tito ( C/478 Maison POBLAH) de Cotonou. Depuis Juin 2010, ses actions ont permis à l’organisation de s’étendre en mettant en place trois branches locales que sont : JVE PARAKOU, JVE BOHICON, JVE CAMPUS.
En définitive, JVE est une initiative des jeunes élèves qui a pris de l’ampleur avec le temps et est devenu génératrice d’emplois dans plusieurs pays.
2- Missions, but et objectifs :
JVE BENIN a pour mission d’éduquer, soutenir et renforcer les capacités de la jeunesse Béninoise afin de l’impliquer davantage dans le processus de développement durable tout en garantissant une justice sociale pour tous. C’est dans cette optique qu’elle est censée épanouir une bonne partie de la population Béninoise tout en participant au processus de développement durable dans tous ses aspects avec l’homme épicentre de toute activité.
Pour ce faire, elle se doit de fournir à la jeunesse défavorisée et aux communautés rurales une meilleure compréhension des défis qui se posent à eux et la planète toute entière.
JVE BENIN a pour objectifs principal d’amener les populations et surtout les jeunes à une prise de conscience environnementale pour promouvoir la durabilité des ressources naturelles et lutter pour la justice sociale. En vue de l’atteindre, elle utilise entre autre moyen :
– La mise en oeuvre des conventions et accords internationaux relatifs au développement durable.
– Le renforcement des capacités des associations et clubs de jeunes pour une meilleure rentabilité.
– L’organisation des camps chantiers internationaux.
– L’identification et la coordination des associations et clubs de jeunes pour une mise en réseau.
– Collaborations avec les pouvoirs publics, les ONG et associations tant nationales qu’internationales.
– Soutien aux groupes agricoles et féminins.
– L’organisation des recherches et exécution des projets de développement au profit du monde rural, la réhabilitation des infrastructures scolaires médicales, sociales et autres.
B- Fiche Signalétique
Paragraphe 2 : Fonctionnement et Activités de JVE BENIN
A- Fonctionnement de JVE BENIN :
L’ONG Jeunes Volontaires pour l’Environnement est une organisation à but non lucratif de type Loi 1901 qui joue un rôle déterminant dans les processus de développement durable sous toutes les formes. Elle est basée essentiellement sur l’aspect de volontariat associatif qui oblige les membres à s’investir pleinement pour la bonne organisation et le déroulement des activités sans une quelconque contrepartie financière. En vue de mieux réaliser ses activités, elle fait souvent recours aux partenaires techniques et financiers pour un soutient et accompagnement dans les missions de développement durable.
En matière de partenariat technique, les services des organes spécialisés dans un domaine contribuant à la lutte pour la préservation de l’Environnement sont indispensables. Ceci étant dit, un tel partenariat permet de transférer des compétences aux membres de l’ONG lors de la réalisation d’une activité de sensibilisation, plaidoyer et autre. Tel est le cas des formations des formateurs organisées à l’attention des membres de l’ONG qui se chargent désormais de vulgariser l’information dans les clubs verts et partout où besoin sera.
En ce qui concerne les partenariats financiers, l’essentiel peut se résumer autour de l’acquisition des subventions qui est un problème majeur dans le fonctionnement de l’ONG. Sans cette source de revenus plusieurs handicaps tels que : le non paiement des salaires, et la rupture d’activité peut entraver les objectifs fixés durant une période donnée. A ce titre, l’un des travaux périodiques de l’ONG est la conception des projets qui sont soumis aux différents partenaires afin de clarifier et rendre plus explicite les actions à engager. Dans ce cadre de management, les dirigeants de JVE BENIN ont une politique qui consiste à cibler les institutions ou fondations accompagnant les ONG dans le relèvement de certains défis de développement. De toutes les institutions les plus sollicitées, l’ONG JVE BENIN dispose d’une collaboration étroite avec :
– Institutions financiers ( Bank of Africa, Diamond Bank . . .)
– Représentations diplomatiques (Ambassade de France, d’Allemagne, Pays Bas et autres)
– Fondations et ONG partenaires (ONG IDID, OFEDI)
– Ministère de l’Environnement et de l’Urbanise ; Ministère de l’Energie et de l’Eau; Ministère de la Jeunesse, des loisirs et sports, Ministère des Affaires Etrangères, de la Francophonie et des Béninois de l’extérieur).
B- Activités de l’ONG :
Depuis sa date création, JVE BENIN a mené plusieurs activités dont voici quelques unes :
– Participation aux ateliers de renforcement des ONG ;
– Nettoyage des places publiques, abord des lacs et rivières ;
– Célébration des Journées Internationales en rapport avec l’environnement [Journée de l’eau (22 mars), de la Terre (22 avril), de l’arbre (1 Juin), de l’environnement (5 juin), de la désertification (17 Juin) …] ;
– Organisation de conférence-débats ;
– Campagne de sensibilisation sur les changements climatiques et le VIH/SIDA ;
– Organisation des séances de plaidoyer à l’égard des populations vulnérables (Cas de Ganvié en 2010) ;
– Organisation des campagnes de salubrités pour un environnement saint ;
– Organisation des matchs de football à l’occasion des journées internationales de la paix ;
– Organisation des Forum Nationaux des Jeunes sur les Changements Climatiques ;
– Organisation d’une journée de mobilisation mondiale contre la position de l’Arabie Saoudite dans le processus de négociation sur le climat (04 Novembre 2009 à Cotonou) ;
Section2 : Structure organisationnelle et Ressources :
A- Organes de décisions :
Comme toute organisation, respectant judicieusement les dispositions juridiques de la législation en vigueur, les décisions stratégiques prises pour le fonctionnement de JVE BENIN sont issues des conclusions tirées lors des réunions convoquées par les responsables de ses organes décisionnels que sont :
– L’assemblée générale.
– Le Conseil d’Administration.
– La Direction Exécutive.
1- L’assemblée générale de JVE BENIN :
Elle est l’organe suprême de l’association et comprend tous les membres de l’association à quelques titres qu’ils y soient affiliés. L’affiliation à l’association peut être faite à travers des branches locales.
Elle se réunit en session ordinaire une fois l’an sur convocation du Président qui fixe les contours et en informe les membres au moins quinze jours à l’avance.
Elle peut toutefois se réunir en session extraordinaire lorsque les conditions l’exigent ou sur demande du tiers au moins des membres. L’Assemblée Générale est compétente pour :
– Définir la politique générale de l’association
– Elire les membres du Conseil d’Administration.
– Approuver et apporter des amendements aux statuts, règlements intérieurs et procédures en cours.
– Entendre et se prononcer sur les rapports d’activité et financier du Bureau Exécutif National.
– Approuver les admissions et les exclusions sur proposition du Bureau Exécutif National.
– Voter le Budget et approuver le Programme d’activité du Bureau Exécutif National
– Prendre toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l’Association Dissoudre l’Association
2- Le Conseil d’administration :
L’Association est administrée par un Conseil d’Administration de 5 membres élus pour un mandat de deux ans renouvelable une fois. Il est composé de :
– Un président
– Un Secrétaire Général
– Un Trésorier Général
– Deux Conseillers.
Le Conseil d’Administration s’assure que les décisions de l’Assemblée Générale sont appliquées par le Bureau Exécutif et élabore le règlement intérieur qu’il soumet à l’approbation de l’Assemblé Générale. Il a pour mission de :
– Veiller à l’application des résolutions de l’Assemblée Générale.
– Délibérer sur les rapports financiers et d’activités du Bureau Exécutif.
– Prendre des mesures sur les problèmes qui se posent et en rendre compte à l’Assemblée Générale.
– Proposer à l’Assemblée Générale les orientations et les actions visant aux buts de l’association.
– Recevoir et étudier les demandes d’adhésion et les lettres de démission des membres.
– Répondre du travail du Bureau Exécutif.
– Nommer le Directeur Exécutif au sein ou non des membres de l’association, approuver son personnel et établir son cahier de charge.
– Créer au besoin des commissions et groupes de travail et veiller à leur bon fonctionnement.
– Gérer les biens de l’association et assurer ensemble avec le Bureau Exécutif le bon fonctionnement des opérations bancaires et financières.
– Mettre à la disposition du Bureau Exécutif un fonds de roulement et les moyens nécessaires à son fonctionnement tout en veillant à leur gestion rationnelle.
– Représenter l’association auprès des pouvoirs publics.
3- La Direction Exécutive :
Elle est l’organe de gestion quotidienne de l’association et applique les décisions de l’Assemblée Générale comme celle du Conseil d’Administration conformément à l’interprétation du Président. Elle a pour mission entre autres de :
– Coordonner les activités de l’association et veiller à l’application des statuts et du règlement intérieur ;
– Elaborer toutes les propositions à soumettre au Conseil d’Administration et à l’Assemblée Générale ;
– Fournir un rapport d’activités trimestriel au Conseil d’Administration ;
– Concevoir les projets et les dossiers de demande de financement ;
Il se compose au minimum de :
– Un Directeur Exécutif
– Un comptable
– Un chargé de programmes, consultants, stagiaires, volontaires nationaux et expatriés.
B- Organe de Contrôle :
L’ONG Jeunes volontaires pour l’Environnement est doté d’un commissariat aux comptes qui se charge des contrôles périodiques pour l’assurance d’une bonne gestion comptable et financière. Par application de son manuel de procédure, il a pour rôle d’examiner les comptes afin de déceler si ceux-ci sont bien tenus ou pas.
Paragraphe2 : Les Ressources matérielles, humaines et financière :
A- Ressources matérielles et humaines:
1- Ressources matérielles:
a- Matériaux nécessitant une codification :
Comme dans toute organisation, les ressources matérielles de JVE BENIN sont ceux qui sont mis à la disposition des travailleurs pour qu’ils fournissent leur prestation de travail en guise du respect de leurs engagements. Au cours de cette expérience professionnelle, les premiers travaux effectués nous ont permis de faire un inventaire des outils de travail dont les résultats sont les suivants :
b- Matériaux et documents nécessaires pour l’organisation comptable :
– Fiches d’imputation comptables, Fiche de Dépense.
– Les Classeur caisse JVE et Caisse TSYEMA :
– Le Classeur Budget :
– Les Classeurs Banque :
– Le Classeur des Etats financiers :
– Le Classeur des opérations diverses.
– Le Classeur des cotisations et adhésions des membres.
2- Ressources humaines :
L’ONG JVE BENIN grâce aux travaux effectués par son personnel répond aux attentes des populations pour l’atteinte des objectifs fixés. C’est en ce sens que la direction exécutive n’est pas censée travailler uniquement avec ses membres mais recours aux stagiaires volontaires qui donnent un coup de pouce en tenant compte de leur domaine de compétence ou de formation pour l’avancement des différents travaux.
De ce fait, le personnel de JVE BENIN est composé :
– D’un directeur exécutif qui applique les décisions de l’Assemblée Générale et du Conseil d’administration
– D’un Chargé de programmes qui assure :
. La gestion technique des programmes et des projets
. La coordination, l’élaboration et la mise en oeuvre des projets pilotés.
. La gestion des pipelines de projets de l’association en y autorisant l’introduction de projets techniquement réalisables et destinés à la recherche de financement.
. Des négociations avec les organismes partenaires publics ou privés.
. La documentation et le bon archivage des documents relatifs aux différents programmes.
– D’une secrétaire comptable qui se charge de :
. Prendre note sous dictée et saisir les correspondances et autres documents.
. Elaborer les projets de lettres pour le Directeur Exécutif.
. Prendre et organiser les rendez vous, monter un système de documentation pour le Directeur Exécutif.
. Recevoir le courrier pour le compte de l’association, l’enregistrer et le transmettre au Directeur Exécutif ou à son intérimaire pour un traitement approprié.
. Recevoir les coups de téléphone qu’elle transfère au Directeur Exécutif.
. Prendre les notes de réunion du personnel présidées par le Directeur Exécutif.
. Organiser et assurer un classement correct du courrier arrivé et départ ainsi que tous les documents administratifs.
. S’occuper du matériel de bureau en veillant à leur fonctionnement, stockage et utilisation.
. Veiller à l’entretien et à la propreté des bureaux et du lieu de travail.
. Organiser et assurer l’affectation de la salle de conférence.
. Accomplir toutes autres tâches et responsabilités que peut lui assigner le Directeur Exécutif.
. Tenir à jour un état des membres de l’AG.
. Préparer les différents états financiers et comptables.
. Préparer les différents journaux comptables.
. Etablir les balances annuelles et mensuelles des comptes.
. Etablir les états de rapprochement bancaires.
. Assurer le contact avec les banques.
. Préparer le plan de trésorerie.
B- Ressources financières :
La trésorerie est au centre de toutes les opérations d’exploitation menées par JVE BENIN et devient donc la traduction en terme monétaire de toutes les décisions et opérations de l’organisation. De ce fait, sa gestion ne constitue plus une simple activité d’optimisation de la structure financière, mais devient la gestion d’une ressource stratégique de l’entreprise qui peut conditionner sa survie. La gestion de la trésorerie vise donc à assurer la solvabilité de l’ONG en recherchant les financements permettant d’assurer l’équilibre de sa trésorerie et de mettre en place une bonne politique de fructification des excédents de trésorerie.
Décrire la trésorerie d’une ONG revient à énumérer les sources de financement et les décaissements issus des différentes activités. D’où l’intérêt de présenter le tableau ci-dessus qui illustre de manière générale les statistiques suivantes :
Tableau descriptif de la trésorerie d’une Organisation Non Gouvernementale(4)
Du tableau ci-dessus, il ressort que les subventions reçues par les ONG demeurent indispensables à l’exécution des projets. Cette approche financière reflétant la réalité de leur fonctionnement n’est pas à encourager parce qu’elle les expose aux problèmes de trésorerie et ne vise pas leur indépendance financière vis-à-vis des bailleurs de fonds. Des études approfondies dans les ONG Africaines et Béninoises en particulier démontrent que beaucoup de responsables n’interprètent de manière adéquate le concept d’association à but non lucratif. En se référant à la loi française de 1901 tout comme à certaines dispositions du code civil applicables en République du BENIN, nous nous rendons compte qu’il n’est pas interdit aux associations à but non lucratif de réaliser des bénéfices à condition que ces derniers soient investis dans les actions futures ou dans le renouvèlement de ses équipements. Il serait donc logique de comprendre qu’une ONG devrait donc fonctionner comme toute entreprise en voulant équilibrer ses tendances d’autonomie financière. Dans le cas d’espèce, un placement des fonds propres durant une période donnée n’entraverait guère sont statut d’association à but non lucratif mais assurera plutôt sa survie. Néanmoins, si elle devra toutes fois miser sur les subventions pour renouveler la quasi-totalité de ses équipements cette stratégie peut être source de déception des partenaires financiers.
2 Site internet : http://www.isere-agenda21.fr/10254-le-developpement-durable-definition.htm
3 Petit village situé dans la région des Plateaux au TOGO.
4 Management des ONG, Alexis du BOIS, édition élite française , Mars 2004
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