Afin de permettre aux dirigeants du CPECG Yètè Mali d’améliorer la performance globale de l’institution et d’atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés dans leur plan d’affaires 2009-2011, nous recommandonsdes pistes d’actions découlant des différentes faiblesses révélées par le processus d’évaluation des dimensions financière, sociale et gouvernance.
Recommandation I : Système d’information fiable et rapide
– Plan directeur du réseau – Le Réseau compte poursuivre le processus d’informatisation des caisses ainsi que de la structure centrale. Il s’attend à ce que toutes les caisses disposent du logiciel transactionnel en opération (SAF) et quela structure centrale ait en place un système d’information de gestion performant.
– Actions à réaliser
1. Développer leur capacité de négociation, leur force de lobbying afin de trouver du financement pour l’informatisation du réseau. Sans une assistance technique et financière externe, le Réseau ne pourra pas réaliser ce projet.
2. Élaborer un plan d’information et de formation afin de rendre fonctionnel le SIG s’il est implanté à travers le Réseau.
3. Évaluer sans cesse sa capacité à harmoniser les informations à travers le Réseau par le suivi plus régulier et rigoureux des collectes et des traitements des informations de gestion.
Recommandation II : Niveaux de formation et de compétences
– Plan directeur du réseau –Le Réseau compte accroitre le professionnalisme des employés et des dirigeants et travailler à favoriser la synergie des actions par le renforcement des capacités et la formalisation des politiques de gestion des ressources humaines.
– Actions à réaliser
1. Engager un spécialiste des ressources humaines (RH)pouvant élaborer des documents relatifs à la gestion des ressources humaines.
N. B. Déjà sur le terrain, nous avons amorcé une réponse à cette recommandation. Nous avons organisé une demi-journée de travail sur le contenu d’un manuel de gestion des ressources humaines. J’avais évalué tout ce qui se fait en la matière avec le responsable du service des ressources humaines et formation afin de déterminer les besoins. Conscient de ces faiblesses, le Réseau espère l’assistance technique de DID pour mettre en oeuvre son plan directeur.
Recommandation III : Système de contrôle efficace
– Plan directeur du réseau – Afin de renforcer sa sécurité financière, les dirigeants comptent : rendre disponible un manuel de procédures administratives et financières valable à l’échelle du réseau; adapter et appliquer rigoureusement le système de surveillance et de contrôle interne.
– Actions à réaliser
1. Effectuer le suivi des recommandations des services de contrôle interne et d’inspection suite à leurs missions.
2. Définir clairement et rendre opérationnel le système de contrôle interne à l’échelle du réseau.
3. Définir clairementles compétences et les limites des services d’inspection et de contrôle interne.
4. Intégrer les services de contrôle interne et d’inspection dans une chaîne de gestion des risques.
Recommandation IV : Capacité à prévenir et à surmonter les crises
– Plan de directeur du réseau – Le Réseau compte élaborer un plan de contingence afin de faire face aux situations de crise.
– Actions à réaliser
1. Optimiser les services de contrôle interne et d’inspection.
2. Impliquer les élus dans l’élaboration de ce plan de contingence.
3. Intégrer les employés dans la gestion de ce plan de contingence.
Recommandation V : Prime d’engagement pour les élus
– Plan directeur du réseau – Le plan d’affaires 2009-2011 prévoit une réflexion et des recommandations sur une politique d’incitation des dirigeants afin de renforcer leur engagement.
– Actions à réaliser
– Formaliser ce processus de réflexion et mettre en application les recommandations qui en ressortent,
– S’accorder sur une stratégie de distribution de primes aux élus.
Recommandation VI : Constitution d’une réserve obligatoire
– Plan directeur du réseau – Pour la période visée par le plan d’affaires, le Réseau se propose de porter son niveau de capitalisation à plus de 25 % et d’atteindre un PAR + 30 jours inférieur à 5 %.
– Actions à réaliser
1. Mettre en application un système de surveillance et de contrôle interne rigoureux et adapté.
2. Se doter d’une stratégie de recouvrement plus dynamique et persuasive.
3. Renforcer les capacités des services exploitation et communications, développement et marketing.
Recommandation VII Satisfaction des employés
– Plan directeur du réseau – En ce qui concerne les employés, le plan d’affaires prévoit le renforcement des capacités par la formation du personnel des caisses et des dirigeants. Il prévoit également le renforcement de l’engagement du personnel par le maintien et l’amélioration du système de bonification, la formalisation des politiques et procédures de gestion des ressources humaines et la mise en place d’une convention d’établissement.
– Actions à réaliser
1. Restaurer la fonction gestion des ressources humaines (GRH) au sein du réseau et mettre en application une politique de GRH.
2. Renforcer les capacités de tous les cadres dirigeantsafin qu’ils puissent remplir leur fonction convenablement.
3. Engager un spécialiste en GRH qui pourra accompagner le Réseau dans ce processus de renforcement des capacités et dans l’application des normes et politiques en matière de GRH.
Recommandation VIII : Satisfaction des membres
– Plan directeur du réseau – Le plan d’affaires prétend répondre aux besoins des membres en révisant les offres de produits d’épargne et de crédit.
– Actions à réaliser
1. Revoir sa politique de crédit en assemblée générale afin que les membres puissent définir des conditions qui répondent à leurs attentes.
2. Revoir son système de communication entre les agents et les clients afin que ces derniers soient bien informés par rapport aux produits.
Recommandation IX : Une meilleure organisation du service communications, développement et marketing
Plan directeur du réseau
ND
– Actions à réaliser
1. Renforcer les capacités de ce service et le valoriser à l’échelle du réseau.
2. Justifier l’utilitéduservice des communications au sein du réseau afin d’obtenir plus de moyens pour atteindre les objectifs fixés.
3. Assurer le suivi-évaluation des caisses.
Afin de s’assurer que tout le personnel des caisses soit en mesure de bien informer les membres et de bien les servir, il serait intéressant d’évaluer les actions de formation et la qualité du service en réalisant des enquêtes-évaluation pour chaque caisse par des clients fantômes sans que le personnelsoit informé de la démarche.
Ce service pourrait envisager la tenue d’un concours entre les différentes caisses pour primer la caisse servant le mieux les membres. Une compétition entre les caisses pourrait être une source de motivation pour les employés et très bénéfique pour le Réseau.
4. Engager des actions de communication.
Force est de constater que la clientèle des IMF en Guinée n’a pas de culture de crédit et d’épargne et n’est pas informée non plus des avantages d’une coopérative d’épargne et de crédit. Le service des communications, de concert avec les médias les plus populaires, peut envisager une émission d’éducation coopérative qui servira aussi d’outil de promotion pour Yètè Mali. Aussi, il serait intéressant d’acheter une ou deux pages dans les journaux les plus lus pour parler de la vie coopérative.
Recommandation X : Efficacité organisationnelle
Plan directeur du réseau
ND
Dans la majorité des cas, l’institution n’arrive pas à atteindre les objectifs fixés. Autrement dit, elle n’a pas les moyens d’être efficace.
– Actions à réaliser
1. Acquérir les compétences qui lui permettront de fixer des objectifs SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, accessibles, réalistes et temporellement bien définis.
2. Disposer des ressources humaines capables d’élaborer des outils de gestion, tels quetableau de bord et plan d’action, et de les suivre de manière continue.
3. Déployer plus d’efforts dans les moyenspour atteindre ses objectifs.
Recommandation XI : Amélioration de la qualité du portefeuille
– Plan directeur du réseau – Pour améliorer la qualité de son portefeuille, l’institution pratique une politique de provisionnement plus contraignante que celle édictée par l’autorité de régulation. Elle mise sur les efforts d’un contrôle interne rigoureux pour gérer les risques de crédit.
– Actions à réaliser
1. Fournir aux agents et responsables de guichets les ressources nécessaires pour assurer les recouvrements de crédit.
2. Instaurer un système d’incitation visant à assurer le recouvrement des crédits octroyés.
3. Renforcer les capacités du service de l’exploitation ainsi que des chefs de guichets.
Recommandation XII : L’augmentation du nombre de membres, du volume d’épargne et de son portefeuille de crédit
– Plan directeur du réseau – Afin d’augmenter le nombre demembres et le volume d’épargne, l’institution mise sur le développement de son offre de produits et services.
– Actions à réaliser
1. Redynamiser sa force de vente en mettant à la disposition de son service des communications, développement et marketing plus de moyens humains et financiers.
2. Doter le service des communications, développement et marketing d’un plan d’action et des compétences requises pour mieux remplir sa mission.
3. Revoir les conditions liées aux offres de produits et services afin de mieux répondre aux besoins de ses membres.
4. Miser surtout sur ses objectifs de déploiement du réseau qui passent nécessairement par la recherche de partenaires financiers.
Recommandation XIII : L’amélioration de la gestion financière
– Plan directeur du réseau – Afin d’assurer la rentabilité de chacune de ses composantes, l’institution mise sur l’atteinte des objectifs de performances financières et leur suivi, sur la gestion optimale des liquidités et sur la planification budgétaire et de suivi.
– Actions à réaliser
1. Mettre en oeuvre une stratégie plus dynamique de diversification de ses sources de financement.
2. Miser surtout sur l’amélioration de son système d’information de gestion visant une meilleure prise de décisions.
3. Se doter des compétences adéquates pouvant assurer sa bonne gestion administrative et financière à l’aide d’outils de gestion.