Directrice adjointe 1
· Gestion financière et facturation ; il s’agit de :
– Tout ce qui concerne les factures mensuelles des pensionnaires ;
– Facturation des médecins, kinésithérapeutes, coiffure-pédicure,
fournisseurs, mutuelles ;
– Divers.
· Tous les autres contacts avec les mutuelles ;
· Contrôle des Echelles de Katz ;
· Notification de fin d’hébergement ;
· Organisation des groupes de travail ;
· Suivi des travaux ;
· Relations publiques :
– Visite des pensionnaires, des futurs pensionnaires et des familles
– Visite INFORHOME-COCOM-COCOF
· Contrôle du nettoyage, ordre et propreté ;
· Procédure administrative ;
· Modification des Echelles de Katz ;
· Suivi des appels sur bips ;
· Back up des appels sur bips une fois/semaine (lundi)
Directrice adjointe 2
· Contrôle des Echelles de Katz ;
· Contrôle des mouvements des Résidents ;
· Notification de fin d’hébergement ;
· Visite avec INFORHOME-COCOM-COCOF ;
· Gestion des ressources humaines :
– Gestion du personnel (recrutement + réserve) ;
– Salaires ;
– Tenue de la feuille annuelle individuelle ;
– Elaboration et supervision des horaires ;
– Evaluation du personnel et des besoins en formation ;
· Organisation des procédures administratives et de soins ;
· Dossier infirmier ;
· Révision feuille de soins ;
· Modification Echelle de Katz ;
· Référant accueil des nouveaux soignants.
Infirmier chef
· Contrôle Echelle de Katz ;
· Contrôle des mouvements des résidents ;
· Notification de fin d’hébergement ;
· Visite des pensionnaires et des futurs pensionnaires ;
· Contact avec les familles ;
· Contrôle du nettoyage ; gestion des remplacements ;
· Contrôle des horaires ;
· Evaluation du personnel et des besoins en formation ;
· Encadrement des étudiants ;
· Procédures administratives et de soins ;
· Dossier infirmier ; révision feuille de soins ;
· Contrôle bonne utilisation du matériel ;
· Mise en ordre des dossiers médicaux ;
· Vérification des traitements médicaux (tous les 15 jours) ;
· Tour avec les médecins ;
· Modification Echelles de Katz ;
· Prise de rendez-vous en consultation ;
· Rapport infirmier et pluridisciplinaire ;
· Tenue des réunions mensuelles (équipe de soins) ; répartition des tâches et
des équipes soignantes ;
· Check list du bureau infirmier ;
· Commande des ambulances ;
· Contact avec le laboratoire, commande de matériel ;
· Suivi des appels sur bips ;
· Recensement et suivi des chutes ;
· Recensement des infections nosocomiales ;
· Référent hygiène, hospitalisation, étudiant, accueil des nouveaux soignants ;
Infirmier chef adjoint 1
· Contrôle des Echelles de Katz ;
· Contrôle des mouvements des résidents ;
· Notification de fin d’hébergement ;
· Tour avec les médecins ;
· Mise en ordre des dossiers médicaux ;
· Vérification des traitements médicaux (chaque 15 jours) ;
· Préparation des prescriptions médicales ;
· Préparation des feuilles de traitement ;
· Commande pharmacie ;
· Accord médecin-conseil avec les pharmaciens
· Réserve pharmacie ;
· Ordre et péremption pharmacie ;
· Modification Echelle de Katz ;
· Prise de rendez-vous en consultation ;
· Rapport infirmier et pluridisciplinaire ;
· Commande des ambulances ;
· Référent plaies + recensement et suivi ;
· Recensement des chutes et suivi ;
· Recensement des infections nosocomiales ;
· Référent hygiène et hospitalisation.
Infirmier chef adjoint 2
· Tour avec les médecins ;
· Mise en ordre des dossiers médicaux ;
· Vérification des traitements médicaux (chaque 15 jours) ;
· Suivi et préparation de la tarification des actes médicaux ;
· Préparation des prescriptions médicales ;
· Préparation des feuilles de médicaments ;
· Commande pharmacie ;
· Accord médecin-conseil avec les pharmacies ;
· Réserve pharmacie ;
· Ordre et péremption pharmacie ;
· Prise de rendez-vous en consultation ;
· Rapport infirmier et pluridisciplinaire ;
· Stimulation de la prise des paramètres ;
· Commande des ambulances
· Référent pharmacie
Secrétaire
· Facturation ;
· Visite des pensionnaires ;
· Visite avec les futurs pensionnaires ;
· Contact avec les familles ;
· Relevé et dépôt des cartes de pointage ;
· Suivi et préparation de la tarification des actes médicaux ;
· Accord médecin-conseil avec les pharmacies ;
· Prise de rendez-vous en consultation ;
· Stimulation de la prise des paramètres ;
· Commande des ambulances ;
· Contact avec le laboratoire- commande de matériel ;
· Commande de draps ;
· Commande des uniformes ;
· Commande de matériel ;
· Suivi des appels sur bips ;
· Back up des appels sur bip (1 fois/semaine) ;
· Commande des étiquettes (vignettes) mutuelles ;
· Edition et gestion des étiquettes cuisine ;
· Dotation trimestrielle coiffeuse ;
· Permanence – accueil
Source : Fiche de distribution des tâches(64)
Selon cette fiche, plusieurs personnes sont compétentes pour l’exécution d’une
même tâche. Par exemple le contrôle de l’échelle de Katz est sous la compétence de
la co-directrice 1, co-directrice 2, infirmier en chef, adjoint 1 à l’infirmier en chef. Le
risque est que la tâche peut ne pas être faite, chacun croyant que l’autre l’a faite.
La fiche de distribution des tâches ne prévoit rien pour le gérant et pour la directrice.
64 Voir copie en annexe 8.